Si rehaces la misma propuesta, contrato o factura desde cero cada vez, estás haciendo un trabajo que una plantilla puede hacer. La automatización de documentos llena una plantilla con tu marca usando los datos del cliente, la envía a firmar y puede disparar la factura, y el trabajo se reduce a una revisión rápida.
Retorno 1: tiempo por documento
Cuenta los documentos que produces al mes y los minutos de cada uno, incluyendo buscar los datos del cliente, dar formato y enviar.
Números ilustrativos, solo para mostrar la cuenta. No son resultados de RushRush ni una promesa. Usa tus propios números.
- 12 propuestas y contratos al mes, 45 minutos cada uno, son 9 horas.
- A US$ 30 la hora, son US$ 270 al mes.
- Si la automatización lo reduce a 10 minutos cada uno, ahorras unas 7 horas, o US$ 210 al mes. Una configuración de US$ 1,200 se paga en menos de 6 meses.
Retorno 2: velocidad
Este suele ser mayor que el tiempo ahorrado. Una propuesta que sale en 10 minutos en vez de dos días llega al cliente cuando todavía está interesado. El estudio de Harvard Business Review sobre respuesta a leads, según el resumen de SmartCompany, encontró que las empresas que contactaron al lead en menos de una hora tenían casi siete veces más probabilidad de calificarlo que las que esperaron incluso una hora más. Trata de leads, no de propuestas, y es de 2011, pero el principio de responder rápido también aplica a las cotizaciones. Las firmas y los pagos también llegan antes cuando están a un clic, lo que mejora tu flujo de caja.
Retorno 3: menos errores
Copiar y pegar es donde se cuelan nombres equivocados, precios viejos y cláusulas olvidadas. Una plantilla que toma los datos de una sola fuente elimina buena parte de eso. Un documento consistente y con tu marca también se ve más profesional.
Qué dicen los datos sobre la oportunidad
El McKinsey Global Institute estimó en 2017 que cerca del 60% de las ocupaciones tienen al menos el 30% de sus actividades que podrían automatizarse con la tecnología existente, y el manejo rutinario de datos y la preparación de documentos son típicos de esas actividades. La estimación es amplia, así que úsala para buscar candidatas, no para predecir tu ahorro.
Precauciones
Pide a un abogado que revise tu plantilla de contrato una vez, ya que la automatización repite todo lo que contiene, incluidos los errores. Verifica que tu herramienta de firma electrónica sea válida para el tipo de documento y para el lugar donde operas. Guarda las facturas y los contratos de forma segura y sigue las reglas de privacidad de los datos de clientes. Automatiza el llenado, pero mantén a una persona aprobando lo que sea inusual.
Para comparar con otros proyectos, mira el retorno de la automatización de procesos y cómo estimar el ROI.