A maioria das propostas de IA e automação promete retorno grande e não mostra a conta. Você mesmo pode estimar o retorno antes de gastar qualquer coisa, com números que já conhece ou que dá para medir em duas semanas.
A fórmula básica
ROI (retorno sobre o investimento) é o ganho menos o custo, dividido pelo custo. O prazo de retorno (payback) é o custo dividido pelo ganho mensal. O segundo costuma ser mais útil para um pequeno negócio, porque mostra em quanto tempo o projeto se paga.
Números ilustrativos, só para mostrar a conta. Não são resultados da RushRush nem uma promessa. Use os seus próprios números.
- Custo do projeto: US$ 3.000 (uma vez).
- Ganho mensal: 6 horas por semana economizadas, a US$ 25 por hora de custo real, dão cerca de US$ 650 por mês.
- Retorno: US$ 3.000 ÷ US$ 650 é cerca de 4,6 meses.
- ROI depois de 12 meses: (US$ 7.800 − US$ 3.000) ÷ US$ 3.000 = 160%.
De onde vem o ganho
Há quatro lugares para olhar. Tempo economizado, contado como horas multiplicadas pelo que a hora realmente custa (salário mais encargos, ou o valor do seu próprio tempo). Receita ganha, como leads respondidos mais rápido ou clientes que voltam mais vezes. Erros evitados, como agendamentos duplicados ou cobranças erradas. E dinheiro que entra mais cedo, por exemplo quando contratos são assinados em um dia e não em uma semana.
Conte todos os custos
A construção é só uma parte. Some mensalidades de ferramentas, taxas de uso, o tempo seu ou da equipe para revisar os resultados, treinamento e manutenção quando uma ferramenta muda. Muitos projetos parecem ótimos até que os custos contínuos entram na conta.
O que as pesquisas sugerem, e seus limites
Um estudo com cerca de 5.000 atendentes de suporte de uma empresa de software mostrou que um assistente de IA aumentou em 13,8%, em média, o número de problemas resolvidos por hora, e em 35% para os trabalhadores menos experientes. É uma empresa, uma ferramenta e um tipo de trabalho, então mostra que o ganho é possível, não o que você vai obter. O McKinsey Global Institute estimou em 2017 que cerca de 60% das ocupações têm pelo menos 30% das atividades que poderiam ser automatizadas com a tecnologia existente. Isso diz onde procurar, não quanto você vai economizar. E uma pesquisa da Zapier de 2021, com 2.000 funcionários de pequenas e médias empresas dos EUA, mostrou que quase 70% disseram que a automação os deixou mais produtivos, mas é opinião declarada pelos próprios entrevistados.
Meça antes de construir
Durante duas a quatro semanas, anote a linha de base: horas gastas na tarefa, quanto o cliente espera por uma resposta, quantos leads chegam e quantos viram clientes. Sem o "antes", você não prova o "depois" e não sabe se o projeto funcionou.
Quando não vale a pena
Automação raramente compensa em tarefas que acontecem poucas vezes por ano, em processos que mudam toda semana, ou quando o custo mensal é parecido com o valor do tempo economizado. Dizer não a esses projetos faz parte de um bom retorno. Se você não sabe por onde começar, a auditoria de prontidão para IA existe para isso.