Se sua equipe copia dados entre ferramentas, envia o mesmo acompanhamento à mão ou digita a mesma informação duas vezes, você está pagando por um trabalho que um software faz. O retorno da automação é fácil de estimar, porque as tarefas são repetitivas e dá para contá-las.
Passo 1: encontre as tarefas repetidas
Durante uma semana, anote toda tarefa que se repete: passar respostas de formulário para uma planilha, enviar lembretes, atualizar o cadastro de um cliente, emitir uma fatura. Anote a frequência e quantos minutos leva. Você não precisa de precisão, precisa de uma ordem.
Passo 2: dê preço ao tempo
Multiplique minutos por frequência para obter horas por mês, e depois pelo custo real da hora de quem faz. Inclua o trabalho que você mesmo faz, porque o seu tempo também tem custo.
Números ilustrativos, só para mostrar a conta. Não são resultados da RushRush nem uma promessa. Use os seus próprios números.
- Redigitar dados de formulário e enviar acompanhamentos: 20 minutos por dia, 22 dias por mês, cerca de 7,3 horas.
- Lembretes e atualizações de status: 2 horas por semana, cerca de 8,7 horas por mês.
- Total de cerca de 16 horas por mês a US$ 25, ou seja, US$ 400 por mês. Um projeto de US$ 2.000 se paga em cerca de 5 meses.
Passo 3: some o que o tempo não mostra
A automação também reduz erros, como um número digitado errado ou um lead que ninguém acompanhou. Isso é mais difícil de medir, então conte só se você tiver exemplos, como "no trimestre passado perdemos dois trabalhos porque esquecemos um acompanhamento".
O que dizem os dados
O McKinsey Global Institute estimou em 2017 que cerca de 60% das ocupações têm pelo menos 30% das atividades que poderiam ser automatizadas com a tecnologia existente. Uma pesquisa da Zapier de 2021, com 2.000 funcionários de pequenas e médias empresas dos EUA, mostrou que quase 70% disseram que softwares de automação os deixaram mais produtivos. São sinais amplos e um deles é autodeclarado, então mostram que a oportunidade é comum, não quanto o seu negócio vai economizar.
O que não automatizar
Tarefas que acontecem raramente, processos que mudam todo mês e trabalhos que pedem julgamento ou toque pessoal. Conserte primeiro um processo quebrado, porque automatizar um processo ruim só faz os erros acontecerem mais rápido.
Mantenha funcionando
As ferramentas mudam, então planeje uma conferência rápida por mês e um alerta quando uma automação falhar. Se você também pensa em um CRM, leia sobre quando um CRM sob medida compensa, e para comparar projetos veja como decidir o que automatizar primeiro.