Si tu equipo copia datos entre herramientas, envía el mismo seguimiento a mano o escribe la misma información dos veces, estás pagando por un trabajo que el software puede hacer. El retorno de la automatización es fácil de estimar porque las tareas son repetitivas y se pueden contar.
Paso 1: encuentra las tareas repetidas
Durante una semana, anota cada tarea que se repite: pasar respuestas de formularios a una hoja de cálculo, enviar recordatorios, actualizar la ficha de un cliente, crear una factura. Anota la frecuencia y cuántos minutos toma. No necesitas precisión, necesitas un orden.
Paso 2: ponle precio al tiempo
Multiplica minutos por frecuencia para obtener horas al mes, y luego por el costo real de la hora de quien lo hace. Incluye el trabajo que haces tú mismo, porque tu tiempo también tiene un costo.
Números ilustrativos, solo para mostrar la cuenta. No son resultados de RushRush ni una promesa. Usa tus propios números.
- Volver a capturar datos de formularios y enviar seguimientos: 20 minutos al día, 22 días al mes, unas 7.3 horas.
- Recordatorios y actualizaciones de estado: 2 horas por semana, unas 8.7 horas al mes.
- Total de unas 16 horas al mes a US$ 25, o sea US$ 400 al mes. Un proyecto de US$ 2,000 se paga en unos 5 meses.
Paso 3: suma lo que el tiempo no muestra
La automatización también reduce errores, como un número mal escrito o un lead al que nadie dio seguimiento. Eso es más difícil de medir, así que cuéntalo solo si tienes ejemplos, como "el trimestre pasado perdimos dos trabajos porque se olvidó un seguimiento".
Qué dicen los datos
El McKinsey Global Institute estimó en 2017 que cerca del 60% de las ocupaciones tienen al menos el 30% de sus actividades que podrían automatizarse con la tecnología existente. Una encuesta de Zapier de 2021 a 2,000 empleados de pequeñas y medianas empresas de EE. UU. encontró que casi el 70% dijo que el software de automatización los hizo más productivos. Son señales amplias y una es autodeclarada, así que muestran que la oportunidad es común, no cuánto ahorrará tu negocio.
Qué no automatizar
Tareas que ocurren rara vez, procesos que cambian cada mes y trabajo que requiere criterio o trato personal. Arregla primero un proceso roto, porque automatizar un mal proceso solo hace que los errores ocurran más rápido.
Mantenlo funcionando
Las herramientas cambian, así que planifica una revisión corta cada mes y una alerta cuando una automatización falle. Si además piensas en un CRM, lee sobre cuándo compensa un CRM a medida, y para comparar proyectos mira cómo decidir qué automatizar primero.