Se você refaz a mesma proposta, contrato ou fatura do zero toda vez, está fazendo um trabalho que um modelo faz. A automação de documentos preenche um modelo com a sua marca usando os dados do cliente, envia para assinatura e pode disparar a fatura, e o trabalho se reduz a uma revisão rápida.
Retorno 1: tempo por documento
Conte os documentos que você produz por mês e os minutos de cada um, incluindo buscar os dados do cliente, formatar e enviar.
Números ilustrativos, só para mostrar a conta. Não são resultados da RushRush nem uma promessa. Use os seus próprios números.
- 12 propostas e contratos por mês, 45 minutos cada, são 9 horas.
- A US$ 30 por hora, são US$ 270 por mês.
- Se a automação reduz para 10 minutos cada, você economiza cerca de 7 horas, ou US$ 210 por mês. Uma configuração de US$ 1.200 se paga em menos de 6 meses.
Retorno 2: velocidade
Este costuma ser maior que o tempo economizado. Uma proposta que sai em 10 minutos em vez de dois dias chega ao cliente enquanto ele ainda está interessado. O estudo da Harvard Business Review sobre resposta a leads, segundo o resumo do SmartCompany, mostrou que as empresas que contataram o lead em até uma hora tinham quase sete vezes mais chance de qualificá-lo do que as que esperaram mesmo uma hora a mais. Ele trata de leads, não de propostas, e é de 2011, mas o princípio de responder rápido vale também para orçamentos. Assinaturas e pagamentos também chegam mais cedo quando estão a um clique, o que melhora o seu fluxo de caixa.
Retorno 3: menos erros
Copiar e colar é onde entram nomes errados, preços antigos e cláusulas esquecidas. Um modelo que puxa os dados de uma única fonte elimina boa parte disso. Um documento consistente e com a sua marca também passa mais profissionalismo.
O que os dados dizem sobre a oportunidade
O McKinsey Global Institute estimou em 2017 que cerca de 60% das ocupações têm pelo menos 30% das atividades que poderiam ser automatizadas com a tecnologia existente, e o tratamento rotineiro de dados e a preparação de documentos são típicos dessas atividades. A estimativa é ampla, então use para procurar candidatas, não para prever sua economia.
Cuidados
Peça a um advogado que revise o seu modelo de contrato uma vez, já que a automação repete tudo o que está nele, inclusive erros. Confira se a sua ferramenta de assinatura eletrônica vale para o tipo de documento e para o lugar onde você atua. Guarde faturas e contratos com segurança e siga as regras de privacidade dos dados de clientes. Automatize o preenchimento, mas mantenha uma pessoa aprovando o que for fora do comum.
Para comparar com outros projetos, veja o retorno da automação de processos e como estimar o ROI.