Escolher um CRM costuma dar errado de duas formas. Ou a empresa compra a ferramenta mais completa do mercado e usa um décimo dela, ou pega o primeiro plano gratuito que encontra e estoura o limite em três meses. Um roteiro curto evita as duas coisas.

Comece pelo seu processo, não pela ferramenta

Antes de abrir qualquer site, escreva com palavras simples como um desconhecido vira cliente no seu negócio. De onde vêm os contatos: WhatsApp, Instagram, indicação, formulário do site? Quais são os passos até fechar a venda? Quem faz o acompanhamento e quando? Essa lista é a sua necessidade real. A maioria das pequenas empresas acaba com quatro a seis etapas de venda, e isso basta.

O que importa numa pequena empresa

Poucos recursos concentram quase todo o valor: uma ficha clara para cada contato, um quadro que mostra as negociações por etapa, lembretes de retorno, relatórios simples e um bom aplicativo de celular, já que a maioria das equipes pequenas trabalha pelo telefone. Se as suas conversas já acontecem no WhatsApp ou no e-mail, o quanto a ferramenta se conecta a eles pesa bastante. Automação avançada, pontuação de leads e previsões podem esperar.

Perguntas para fazer antes de pagar

Dá para importar a sua planilha atual? Dá para exportar todos os seus dados se você resolver sair? Como o preço muda quando a equipe cresce: por usuário, por contato, por recurso? Existe suporte num idioma em que você se sente à vontade? Onde os dados ficam guardados e como a ferramenta trata dados pessoais? Preços e planos mudam com frequência, então confira o site de cada ferramenta em vez de confiar numa comparação antiga.

Teste com dados reais por duas semanas

Escolha duas ou três ferramentas e cadastre uns vinte contatos reais em cada uma. Use por duas semanas, com retornos de verdade. A que a sua equipe abre sem precisar ser lembrada é a certa, não importa quantos recursos as outras tenham.

Quando um CRM sob medida faz sentido

As ferramentas prontas resolvem a maioria dos casos. Um CRM sob medida começa a fazer sentido quando o seu processo é diferente do comum, quando você pagaria por muitos recursos só para usar dois, ou quando ele precisa se conectar a canais e sistemas que as ferramentas prontas atendem mal. Também é uma opção quando você prefere que a ferramenta siga o jeito como o seu negócio já funciona, em vez de adaptar o negócio à ferramenta. É uma decisão maior que uma assinatura, então comece escrevendo o seu processo. Essa lista serve de qualquer jeito.

Qualquer que seja a sua escolha, vale a regra do nosso artigo sobre o que é um CRM: o CRM só ajuda se a sua equipe abrir todos os dias.